2026-05-15：欧专局开始全面接受以DOCX格式提交文件

华孙事务所，2026年5月15日

文字：王涵（HUASUN）熊亚男（HUASUN）审校：黄若微（HUASUN）

（图片来源：©EPO）

欧专局于2026年4月1日在其官方网站上发布新闻公告，宣布即日起所有用户均可使用DOCX格式提交欧洲专利申请和根据《欧洲专利公约》、《单一专利保护实施细则》提交的其他文件，涵盖文件类型包括专利申请文件、译文、修改文本（含其修订模式文本）、信函及其他提交材料（含第三方意见）。

欧专局在其新闻公告中表示，使用DOCX格式提交欧洲专利申请和其他文件是欧专局数字化转型的一部分；使用DOCX格式提交文件能够实现专利申请流程的顺畅与一致性，从而帮助用户与欧专局节省时间。此外，提交欧洲专利申请时，附图部分可以直接包含在DOCX格式文件中，或者也可以单独以PDF格式提交（如需），对用户而言更加灵活可选。

就本次新闻公告的内容，我们在此选取重要内容总结如下：

欧专局在其新闻公告中指出，以DOCX格式文件提交有如下优势：

1.节省时间：用户不再需要将DOCX格式转化成PDF格式，可以显著提高工作效率。

2.提交附图的灵活选择：附图部分可以直接包含在DOCX文件中，也以单独以PDF文件提交。

3.提升专利文本与数据质量：DOCX格式降低了字符缺失或损坏、布局意外更改、字体隐藏或格式错误等风险；特殊字符、公式和符号的处理更加可靠，从而提升了欧专局检索、审查和公布的质量。

4.方便申请程序中的修改：使用DOCX格式能够让段落引用在处理时更加稳定，文本偏移量也更小，这在授权程序中需要多次修改申请时尤为有利。

5.方便与欧专局数字工具协同操作：DOCX格式可实现与欧专局的MyEPO 和 Online Filing 2.0 等系统以及新一代内部审查员工具的无缝协作，从而减少提交时的技术问题，并在后续处理阶段保持更高的一致性。

欧专局在此次新闻公告中也附上了配套发布或更新的局长决定、官方通知和操作指引的链接，其中提及的重要注意事项包括：

1. 向欧专局提交DOCX文件的基本要求

所有向欧专局提交的DOCX格式文件必须符合2026年4月1日开始生效实施的欧专局关于DOCX格式定义的第三版标准（OJ EPO 2026, A23；取代2025年7月7日的第二版标准）。

（1）字体：必须使用Unicode字体，目前支持的字体包括Arial, Calibri, SimSun, Times New Roman, Verdana 等等；且文本中仅能使用最基础的字体排版效果，如加粗、斜体、下划线。

（2）图片：仅接受TIFF, JPEG (JFIF), PNG 格式图片，且单张图片大小不得超过 1 MB。

（3）页面设置：必须设置为A4 或 Letter 尺寸。

（4）禁止项：不得包含加密文本、隐藏文本、超链接、不被允许的嵌入式OLE对象、自动更新的内容、内容控件、水印等。

2. 向欧专局提交DOCX文件的排版注意事项

以DOCX文件提交欧洲专利申请，可以选择提交一份完整的文件，其中包含说明书、权利要求书、摘要、附图（如有）。此外，也可以选择一次提交四份DOCX文件，即，将前述各部分拆开，单独以说明书、权利要求书、摘要和附图各一份DOCX文件的形式提交，每个DOCX文件开头需写明其对应的是哪个部分。此外，附图部分也可以单独以PDF文件形式提交。

在将说明书、权利要求书等合并为一个DOCX文件提交的情况下，排版时，须将申请文件的各组成部分（说明书、权利要求书、摘要、附图）以分页符（page break）分隔开来，并确保每一部分从新页面的顶部开始。

DOCX文件中包含的表格、方程式和化学式，可以是以Microsoft Word 自带功能创建的，也可以以图片形式插入。需要注意，不支持嵌套表格（即表格内包含表格）。

权利要求必须按顺序编号。推荐使用Word自动编号功能。如果手动编号，则应使用以下两种格式之一：

– Claim 1.

– Claim 2.

– To Claim N

或者

–[Claim 1]

–[Claim 2]

– To [Claim N]

3. 同时提交PDF文件作为备份

根据欧专局2026年3月25日关于电子提交文件的局长决定（OJ EPO 2026, A19）第10条、2026年3月25日关于以DOCX格式提交文件的通知（OJ EPO 2026, A22）第IV节、关于以DOCX格式提交文件的欧专局操作指引第2.3节的内容，在以DOCX格式提交欧洲专利申请或后续文件时，为了证据目的（for evidentiary purposes），用户可以提交对应的PDF格式的文件作为备份，前提是前述PDF文件必须与DOCX文件同时提交。一个可能的适用情形是：万一在系统转换过程中DOCX文件出现字符丢失或格式错误等问题导致申请人必须根据Rule 139 EPC请求更正的情况下，这份PDF副本可以起到证明其原本意图提交的内容的作用。

不过需要注意的是，即使提交了PDF文件备份，DOCX文件仍被视为“原始提交文件”（originally filed documents），特别是在提交专利申请的情况下，DOCX文件内容构成Article 123(2) EPC意义下的原始申请文件的内容（the content of the application as filed），PDF文件仅作为必要时发挥证据作用的备份而存在，除非根据Rule 139 EPC提起的更正请求能够被欧专局批准，否则在DOCX文件和PDF文件内容存在不一致的情况下，仍以DOCX文件所载内容为准。

4. 文件格式存在缺陷时的法律后果

根据2026年3月25日关于电子提交文件的局长决定（OJ EPO 2026, A19）第8条和第13条规定，如果提交的文件不满足欧专局对于文件格式的要求，欧专局会发出通知要求当事方在指定期限内重新提交符合要求的文件。如未能按时完成补正，则根据文件类型的不同，发生如下法律后果：