2020-06-09: 欧专局前以视频会议方式进行口审的系列问题答疑

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华孙事务所,2020年06月09日

 

 

问:欧专局前的哪些口审程序可以要求以视频会议的方式举行?

 

答:根据2020年4月1日局长决定第1条第(1)款和第6条,审查部门(Examining division)前的口审程序应通过视频会议的方式举行。该决定于2020年4月2日生效,并未规定截止日期。

 

根据2020年4月14日局长决定第1条、第2条和第10条,欧专局把在异议部门(Opposition division)前的视频口审作为试点项目(pilot project),该试点项目将应用于该决定生效(2020年5月4日)后的异议部门前的所有口审程序,并将持续到2021年4月30日。但异议部门前的视频口审程序须以异议部门以及所有当事人的同意为前提。

 

 

问:为什么要举行视频口审?

 

:以视频会议的方式进行口审可以有效解决因地域关系而产生的额外时间和费用问题,从而以更适合的方式保证口审请求人(以下简称“请求人”)的权利。在全球COVID-19疫情的影响下,以视频会议的方式举行口审,也是在遵守卫生条例的情况下保证当事人和欧专局工作人员身体健康的一种必要措施。

 

 

问:视频口审的效力如何?

 

答:视频口审效力等同于在欧专局审查部门或异议部门所在地 (慕尼黑、海牙、柏林)进行的口审。(2020年4月1日局长决定第1条第(3)款、2020年4月14日局长决定第2条第(2)款)

 

 

问:当事人如何参与视频口审?

 

答:当事人可以向欧专局提交口审请求申请举行口审程序,或欧专局认为应当举行口审程序向当事人签发口审邀请函。

 

异议部门前的视频口审程序以欧专局和所有当事人的同意为前提,因此欧专局2020年4月14日的官方通告(OJ EPO 2020 A42)对此进行了进一步的说明:

 

若异议部门认为视频口审合适,则会让相关人员(Formalities officer)联系当事人,询问是否同意视频口审的方式。 异议部门鼓励当事人尽早回复,若有口审请求,最好在提交口审请求时一并告知是否同意视频口审。当事人申请以视频方式举行口审的请求将被视为同意。

 

若该同意在口审邀请函签发前到达异议部门,则邀请函会指明,口审程序将会以视频会议的方式举行。若异议部门已经签发了在欧专局所在地举行口审程序的邀请函,而该同意在其之后到达,则口审是否以视频会议方式举行取决于异议部门是否同意,若同意,则会告知请求人视频口审将于已签发的口审邀请函上的日期举行;若不同意或未取得其他当事人的同意,异议部门则会通知当事人按照已签发的口审邀请函为准,在欧专局所在地举行口审。

 

另外,无论是审查部门前还是异议部门前的视频口审,都允许当事人从不同位置远程参与口审。但需要注意的是,在异议部门前,当事人及其代理人,当事人的陪同方及其代理人从不同位置远程参与视频口审的请求,须在提交书面意见书(Written submissions)(EPC细则第116条)的最后期限前提出,并且额外参与者的数量不会影响到口审的有效进行。(2020年4月1日局长决定第2条第(1)款、2020年4月14日局长决定第4条)

 

 

问:当事人如何连接到视频口审?

 

答:欧专局将会以电子邮件的形式通知请求人视频口审的日期、时间以及如何建立连接(以链接或其他合适的方式)等详细信息。(2020年4月1日的官方通告(OJ EPO 2020 A40))

 

 

问:在何种情形下口审不得以视频方式举行?

 

:根据2020年4月1日局长决定第1条第(2)款和欧专局2020年4月1日的官方通告(OJ EPO 2020 A40),在审查部门前口审在以下情形不得以视频方式举行:

 

- 需直接取证,或

- 存在其他无法通过视频举行口审的重要原因,比如请求人或代理人受阻无法参加视频口审,但是泛泛地认为视频口审在技术上不可靠、没有视频设施或需考虑书面证据并不构成该重要原因。

 

异议部门前的视频口审是以欧专局和所有当事人的同意为前提才能举行。此外,根据2020年4月14日局长决定第2条第(3)款和欧专局2020年4月14日的官方通告(OJ EPO 2020 A42),在异议部门前口审在以下情形不得以视频方式举行:

 

- 异议部门决定取证(EPC细则第117条,通过听取证人、当事人或专家陈述或通过现场检查),或

- 存在其他无法通过视频举行口审的重要原因 ,比如在适当的技术基础设施到位之前需提供同传翻译,但是需考虑书面证据、打印图像或视频剪辑证据并不构成该重要原因。

 

需要注意的是,在异议部门前的视频口审程序中不得进行取证。若异议部门在视频口审程序中决定取证,则口审日期将会被推迟,异议部门将会重新签发一份在欧专局所在地举行现场口审的邀请函。

 

 

问:在当前情况下是否还可以申请在欧专局处现场进行口审?

 

答:可以,但须满足下列前提:

 

审查部门前根据欧专局2020年4月1日的官方通告(OJ EPO 2020 A40), 请求人应尽早提出在欧专局所在地举行口审的请求,最好与口审请求一并提出,主管部门(Competent division)将酌情决定,是否同意在欧专局所在地举行口审。

 

若请求人的请求在欧专局发出视频口审邀请函后到达,若欧专局同意其请求,则会告知请求人,在欧专局所在地举行的口审将于已签发的口审邀请函上的日期举行;若不同意,则会通知请求人以已签发的口审邀请函为准,口审将以视频会议的方式举行,并会附上一份拒绝理由。

 

若请求人的请求在欧专局签发视频口审邀请函之前到达并且被拒绝,则拒绝的理由将在口审邀请函中作为附件给出。

 

但无论何种情况,请求人不得提起针对该拒绝的申诉。

 

 

问:若在视频口审当天出现技术问题无法参与口审怎么办?

 

答:若在视频口审期间出现了无法解决的技术问题,导致视频口审无法按照EPC第113条和116条保障请求人的权利顺利进行,则审查部门或异议部门会签发一份新的口审邀请函。 通常来说,新的口审程序若无其他重要原因也将以视频会议的方式举行 。(2020年4月1日局长决定第4条、2020年4月1日的官方通告(OJ EPO 2020 A40)、2020年4月13日局长决定第8条、2020年4月14日的官方通告(OJ EPO 2020 A42))

 

但是,若请求人因技术问题以外的原因未能参与视频口审,口审将根据EPC细则第115条第(2)款继续进行。(2020年4月1日局长决定第5条,2020年4月14日局长决定第9条)

 

 

问:是否可以在视频口审过程中传输文件,以何种形式?

 

答:在视频口审期间,文件必须通过电子邮件的方式提交。在口审开始时,审查部门的口审主席或异议部门将向当事人提供提交文件的电子邮箱地址。(2020年5月13日局长决定第1条,2020年5月13日的官方通告)

 

需要注意的是,2020年5月13日的官方通告对修改后的申请文件或专利文件提交作出了进一步的规定。修改后的申请文件或专利文件必须使用PDF格式作为附件提交,并且符合WIPO的电子文件存档及处理标准。若不符合欧专局所规定的提交标准、字迹不清晰或不完整,欧专局将立即通知当事方在规定期限内改正,若在规定期限内无法弥补,则视为未收到文件或文件中字迹不清、不完整的部分。(2020年5月13日局长决定第4条)

 

另外欧专局不要求对以电子邮件的形式发送的文件进行书面确认。(2020年5月13日局长决定第5条)

 

 

问:视频口审的费用如何?

 

答:欧专局不要求为视频口审支付特定的费用,请求人或其代理人仅需承担其自身网络连接和其技术设施使用的费用。(2020年4月1日的官方通告(OJ EPO 2020 A40))

 

 

问:视频口审过程中是否可以录音、录像或转播?

 

答:审查部门前除欧专局外任何人不得对视频口审中的任何部分进行录音或录像,在异议部门前任何人不得对视频口审中的任何部分进行录音、录像或转播。(2020年4月1日的通告(OJ EPO 2020 A40)、2020年4月14日的官方通告(OJ EPO 2020 A42))

 

 

 

相关链接:

 

1. 欧专局局长2020年4月1日有关审查部门前的口审程序以视频会议方式举行的决定(OJ EPO 2020 A39)

https://www.epo.org/law-practice/legal-texts/official-journal/2020/04/a39.html

 

2. 欧专局2020年4月1日有关审查部门前的口审程序和面谈以视频会议方式举行官方通告(OJ EPO 2020 A40)

https://www.epo.org/law-practice/legal-texts/official-journal/2020/04/a40.html

 

3. 欧专局局长2020年4月14日有关异议部门前的口审程序以视频会议方式举行的试点项目的决定(OJ EPO 2020 A41)       

https://www.epo.org/law-practice/legal-texts/official-journal/2020/04/a41.html

 

4. 欧专局2020年4月14日有关异议部门前的口审程序以视频会议方式举行的试点项目的官方通告(OJ EPO 2020 A42)       

https://www.epo.org/law-practice/legal-texts/official-journal/2020/04/a42.html

 

5. 欧专局局长2020年5月13日有关在电话咨询、视频面谈和视频口审期间传输文件的决定

https://www.epo.org/law-practice/legal-texts/official-journal/president-notices/archive/20200513.html

 

6. 欧专局2020年5月13日有关在电话咨询、视频面谈和视频口审期间传输文件的官方通告

https://www.epo.org/law-practice/legal-texts/official-journal/information-epo/archive/20200513.html

 

更新记录 

2020-06-09: 答疑更新:欧专局前以视频会议方式进行口审的系列问题答疑,根据欧专局局长2020年4月1日有关审查部门前的口审程序以视频会议方式举行的决定、2020年4月14日有关异议部门前的口审程序以视频会议方式举行的试点项目的决定、2020年5月13日有关在电话咨询、视频面谈和视频口审期间传输文件的决定及欧专局相关通告进行了全面更新
2019-02-28: 新答疑:欧专局前以视频会议方式进行口审的系列问题答疑
本页面最后更新日期: 2020-06-30